Privacy Verklaring

Privacy verklaring  – Half Past Nine

Deze privacyverklaring van Vocalgroup Half Past Nine gevestigd te Enschede en bereikbaar via e-mail: hp9mail@gmail.com is vastgesteld d.d. 22 mei 2018.

Half Past Nine verwerkt persoonsgegevens en neemt de bescherming van jouw gegevens serieus. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren. In deze privacyverklaring geven wij antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door onze vereniging.

Deze privacyverklaring zal van tijd tot tijd worden aangepast. De laatste aanpassing is gedaan op 22 mei 2018. De gewijzigde Privacyverklaring is onmiddellijk van kracht nadat deze voor het eerst op de Half Past Ninewebsite is geplaatst. Via de hyperlink Privacyverklaringonderaan de websites kun je de laatste versie inzien. De verklaring is ook op aanvraag beschikbaar.

1. Verantwoordelijkheid voor gegevensverwerking

Het bestuur van Half Past Nine is (eind)verantwoordelijk voor het beheer, de ontwikkeling en de toepassing van persoonsgegevens, e.e.a. overeenkomstig het in deze privacyverklaring bepaalde en ziet toe op de naleving van de uitvoeringsregels.

Half Past Nine draagt zorg voor de nodige voorzieningen van technische en organisa­torische aard ter beveiliging van persoonsgegevens, tegen verlies of aantas­ting van persoonsgegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrek­king daarvan.

2. Van wie verwerken wij persoonsgegevens?

Half Past Nineverwerkt persoonsgegevens van:

• Belangstellenden/geïnteresseerden, die informatie opvragen bij de vereniging
• Leden
• Andere personen en organisaties, die zich richten diverse vormen van cultuur e.d.
• Bezoekers van onze website en Facebook-pagina.

In bijlage I is weergegeven welke persoonsgegevens we daarvoor verwerken. Op voornoemde categorieën personen is deze privacyverklaring van toepassing.

Half Past Nine verwerkt ook persoonsgegevens van (contactpersonen van) zakelijke en samenwerkingsrelaties. Hiervoor kunnen naast deze privacyverklaring aanvullende regelingen van toepassing zijn die in overeenkomsten zijn geregeld.

3. Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens?

 Half Past Nine verwerkt jouw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• Je te kunnen bellen of e-mailen, indien dit nodig is voor de verenigingsactiviteiten
• Je informatieve berichten toe te zenden in relatie tot verenigingsactiviteiten
• Administratie te kunnen voeren voor de vereniging

 Half Past Nine stuurt je alleen informatie als je daar zelf toestemming voor geeft.

 De rechtsgronden waarop voornoemde gegevensverwerkingen zijn gebaseerd:

• Uitvoering van een overeenkomst en/of
• Toestemming van betrokkene

(Statistische) analyse, verslaglegging en verantwoording: Voor o.a. kwaliteitsdoeleinden analyseren we informatie, zoals evaluaties van activiteiten, behoeften en (klant)vragen etc.. Geanonimiseerd verwerken we persoonsgegevens voor de verantwoording, ons jaarverslag etc..

Historische doeleinden: Half Past Nine bewaart sommige gegevens voor historische doeleinden. De gegevens die daarvoor bewaard worden, worden waar mogelijk geanonimiseerd.

Als Half Past Nine persoonsgegevens voor andere doeleinden wil gebruiken dan hiervoor is benoemd vragen wij daarvoor toestemming.

Half Past Nine maakt gebruik van geautomatiseerde gegevensverwerking en neemt persoonsgegevens op in (digitale) bestanden. Van geautomatiseerde besluitvorming inclusief profiling zoals bedoelt in de AVG is volgens Half Past Nine geen sprake.

4. Toegang tot persoonsgegevens en beveiliging

Toegang tot bepaalde persoonsgegevens hebben uitsluitend en slechts binnen het kader van de hun opgedragen werkzaamheden hebben:

• Bestuursleden van Half Past Nine
• Derden zoals webhosting, leveranciers van digitale pakketten, telefonie, social media (zoals Facebook etc.).

Binnen Half Past Nine kan toegang tot persoonsgegevens uitsluitend worden verkregen door middel van de persoonlijk toegekende toegang codes.

Aan deze toegang codes zijn specifieke rechten gekoppeld inzake het verwerken, wijzigen, verwijderen, raadplegen/inzien van de opgeslagen gegevens.

Delen van gegevens

Half Past Nine verstrekt persoonsgegevens aan:

• Dienstverleners van Half Past Nine,zoals IT-serviceverleners (webhosting, leveranciers van digitale pakketten, telefonie, social media (zoals Facebook etc.) hebben toegang tot bepaalde persoonsgegevens. Met dienstverleners sluiten wij verwerkersovereenkomsten af ter bescherming van jouw privacy. Een aantal daarvan zijn gevestigd buiten de EU (denk aan Facebook etc.).
• Organisatoren van culturele evenementen, waaraan Half Past Nine deelneemt.

Buiten de uitvoering van hetgeen we met je zijn overeengekomen worden geen persoonsgegevens met derden gedeeld, tenzij:

• dit wordt vereist ingevolge een wettelijk voorschrift;
• dit geschiedt met toestemming van de betrokkene;
• instanties met een publiekrechtelijke taak daarom verzoeken.

De verstrekking van gegevens blijft achterwege voor zover uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift geheimhouding geboden is.

5. Bewaren en vernietigen van de gegevens

Als aan je persoonsgegevens financiële gegevens zijn gekoppeld (denk aan contributie) en er is gedurende 7 jaar geen contact tussen jou en Half Past Nine geweest, worden je persoonsgegevens vernietigd.  Half Past Nine dient financiële gegevens  ingevolge wettelijke belastingbepalingen gedurende een periode van 7 jaar te bewaren.

Als er geen financiële gegevens zijn gekoppeld aan je persoonsgegevens en er is gedurende 2 jaar geen contact geweest tussen jou en Half Past Nine, worden je persoonsgegevens vernietigd.

Gegevens van kandidaat-leden bewaart Half Past Nine, indien de kandidaat geen lid wordt na afloop van de proefperiode maximaal 4 weken zonder toestemming sollicitant en maximaal 1 jaar met toestemming.

Gegevens die worden gebruikt voor historische doeleinden kunnen tientallen jaren of langer bewaard worden.

6. Recht op inzicht op verwerking, inzage en afschrift

Jij of je gemachtigde mag Half Past Nine schriftelijk vragen om inzage in de geregistreerde gegevens. Als je inzage wilt kun je dat bij voorbeeld per email vragen via hp9mail@gmail.com. Half Past Nine geeft binnen 4 weken na indiening van het verzoek inzage antwoord op je verzoek.

Jij (of je gemachtigde) krijgt inzage in persoonsgegevens betreft die op jou betrekking hebben. Je kunt een afschrift van de door jou gevraagde gegevens krijgen. We geven inzage als we jouw identiteit (of die van je gemachtigde) door een bestuurslid van Half Past Nine onomstotelijk kan worden vastgesteld.

Mochten we besluiten dat we geen inzage geven dan wordt dat met redenen omkleed.

7. Correctierecht

Jij (of je gemachtigde, als die een nadrukkelijk verzoek van jou kan tonen) hebt het recht om verbetering, aanvulling of afscherming te vragen van persoonsgegevens waarover Half Past Nine beschikt als je van oordeel bent dat de opgenomen gegevens onjuist of onvolledig zijn of, gezien de doelstelling van de gegevensverwerking niet ter zake doende, dan wel in strijd met deze privacyverklaring of een aanvullende overeenkomst zijn opgeno­men. Het verzoek tot correctie, aanvulling, verwijdering of afscherming van persoonsgege­vens wordt schriftelijk ingediend bij het bestuur van Half Past Nine.Het verzoek bevat de aan te brengen wijzigingen.

Een verzoek tot verwijdering kan slechts worden geëffectueerd met in achtneming van wettelijke bewaartermijnen (zie 7).

De beslissing van het bestuur op het verzoek wordt verzoeker binnen 4 weken na ontvangst van het verzoek medegedeeld. Half Past Ninedraagt er zorg voor dat een beslissing tot verbetering, aanvulling of verwijdering of afscherming zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd. Een afwijzende beslissing is met redenen omkleed.

8. Beroep

Als Half Past Nine weigert aan een verzoek om inzicht, inzage, afschrift, afscherming of correctie te voldoen, kun je op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, zich wenden tot de arrondissementsrechtbank te Enschede met het schriftelijk verzoek Half Past Nine te bevelen alsnog aan dat verzoek te voldoen. Het verzoekschrift moet worden ingediend binnen 6 weken nadat de afwijzen­de beslissing van Half Past Nine is ontvangen. Als Half Past Nine niet binnen de bij 8 en 9 gestelde termijn van 4 weken heeft geantwoord, moet het verzoekschrift worden ingediend binnen 6 weken na die termijnen.

Je kunt je ook binnen de in 8 gestelde termijn tot de Autoriteit Persoonsgegevens (https://autoriteitpersoonsgegevens.nl) wenden met het verzoek te bemiddelen of te adviseren in zijn geschil met de verantwoordelijke. In dat geval kan het verzoekschrift als bedoeld in het eerste lid, nog worden ingediend nadat de verzoeker van de Autoriteit Persoonsgegevens het bericht heeft ontvangen dat zij de behandeling van de zaak heeft gestaakt, doch uiterlijk tot twee maanden na dat tijdstip.

Wat als er toch iets misgaat?

Als er bij Half Past Nine toch onverhoopt iets niet goed mocht gaan met de bescherming van jouw gegevens dan melden wij dat altijd aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Als het datalek mogelijke nadelige gevolgen voor jou zou kunnen hebben nemen we ook direct met jouw contact op.

Help ons mee– Ondanks alle maatregelen die Half Past Nineheeft genomen om jouw gegevens en jouw privacy te waarborgen is het toch altijd mogelijk dat er een datalek ontstaat. Mocht jij het gevoel hebben dat er ergens iets niet goed gaat met onze systemen of werkwijzen dan waarderen wij het zeer als je ons dit laat weten.

9. Begrippen

In deze privacyverklaring wordt verstaan onder:

1. persoonsgegeven: gegeven dat herleidbaar is tot een individuele natuurlijke pe­r­s­o­on;
2. gegevensverwerking: handelingen met persoonsgegevens zoals: verzamelen, vastleggen (zowel fysiek als digitaal), opslaan, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken, wissen en vernietigen;
3. de betrokkene: degene van wie persoonsgegevens in het bestand zijn op­ge­no­m­en;
4. derde: een ieder die niet behoort tot Half Past Ninemet uitzondering van de betrokkene.

 

BIJLAGE I   Gegevens die worden vastgelegd door Half Past Nine

 Van leden:

• voor- en achternaam
• adres, postcode en woonplaats
• telefoonnummer(s)
• e-mail adres(sen)
• stemgroep
• IBAN
• betalingen door en van leden
• foto’s van leden

 Overige personen en organisaties:

• naam
• e-mail adres(sen)
• telefoonnummer(s)
• IBAN indien betalingen aan de orde zijn
• Betalingen door en aan personen en organisaties